L’embauche d’un salarié requiert une certaine organisation et le respect de formalités obligatoires. Nous vous livrons dans cet article des conseils pour réussir votre recrutement.
Créer la fiche de poste à pourvoir
Bien préparer un recrutement est essentiel. Vous pouvez vous en charger en interne ou bien faire appel à un cabinet de recrutement. Celui-ci vous fera gagner un temps précieux notamment sur la sélection des CV et des candidats potentiellement qualifiés pour le poste.
Pour cette première étape, vous devez définir :
- Le besoin de votre entreprise : quelles seront les missions du futur salarié ? quelle sera sa fonction ?
- Le type de contrat : CDI, CDD, intérim, apprentissage, professionnalisation…
- La rémunération.
Cela permet de rédiger une offre d’emploi qui correspond en tous points au besoin de votre entreprise. L’annonce de recrutement doit reprendre ces éléments et comporter plusieurs points essentiels :
- Le libellé du poste
- La présentation de l’entreprise et de l’activité
- La description du poste et des missions
- Le contexte : lieu de travail, déplacements…
- L’expérience souhaitée
- Les qualifications nécessaires : formations, diplômes…
- Les qualités requises
- Le type de contrat
- La rémunération
- La mention “H/F” (homme/femme) dans le titre de l’annonce
L’offre ne doit pas comporter de critères discriminatoires.
A la suite de la rédaction de l’offre, vous devrez diffuser celle-ci pour multiplier vos chances de trouver des candidats.
Voici les principaux sites de recrutement : Apec / Indeed / SudOuest Job / HubEmploi / LeBonCoin / LinkedIn / Monster…
Enfin, il vous faudra sélectionner des candidatures puis conduire des entretiens.
Le déroulé de l’entretien
Il faut tout d’abord garder en tête qu’un entretien reste un échange. Certes le candidat est là pour convaincre de sa motivation mais le recruteur doit lui aussi séduire le candidat et lui montrer les bénéfices et l’expérience qu’il pourra acquérir en travaillant dans l’entreprise.
La première étape est de préparer l’entretien en amont. Vous pouvez ainsi revoir votre fiche de poste et reprendre le CV du candidat, cela vous permettra d’avoir une idée des thèmes que vous devrez aborder.
Généralement, un entretien se compose des étapes suivantes :
- L’accueil : faites-en sorte de mettre à l’aise le candidat puis présentez-vous.
- La présentation de l’entreprise et du poste : vous pouvez ensuite présenter l’activité de votre société, vos projets, votre équipe… pour que la personne comprenne l’environnement dans lequel elle pourra être amenée à travailler. Décrivez ensuite le poste en détaillant les missions et la place qu’occupera l’éventuel futur salarié dans l’entreprise.
- La découverte du candidat : apprenez à le connaître, faites-en sorte d’en savoir plus sur ses expériences, ses formations, sa personnalité… L’objectif est de savoir s’il pourra répondre aux attentes du poste mais aussi s’il sera en mesure de s’intégrer dans votre équipe. Questionnez-le également sur les parties de son CV qui vous intéressent en fonction des notes que vous aurez prises en amont.
- La phase d’échange et de questions : suite à ces deux étapes, demandez au candidat s’il a des questions. L’idée ici est de créer un échange, que chacune des personnes présentes reparte de l’entretien en ayant des réponses à toutes ses questions. Éventuellement, il peut y avoir une phase de tests.
- La conclusion : faites une rapide synthèse et expliquez au candidat quelles seront les prochaines étapes du recrutement.
Bien entendu, les étapes 2 et 3 sont interchangeables.
De plus, ce déroulé dépend de votre société, de son activité ou encore de la personne que vous recherchez. Chaque étape doit être adaptée à votre besoin et au profil du candidat.
Les formalités obligatoires d’embauche
Maintenant que vous avez déniché le candidat idéal, la deuxième étape concerne les formalités obligatoires lors de l’embauche du salarié.
Vous devez :
- Effectuer la Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE) auprès des organismes de protection sociale. Elle doit être adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date effective d’embauche.
- Inscrire le nouveau salarié sur le registre unique du personnel.
- Affilier l’employé auprès d’une caisse de retraite complémentaire et de mutuelle et prévoyance.
- Informer la médecine du travail.
- Établir un contrat de travail.
- Organiser la Visite d’Information et de Prévention (VIP) ou l’examen d’aptitude à l’embauche si le salarié est exposé à des risques.
Dans certaines situations, il peut y avoir des formalités supplémentaires :
- Contrat à durée déterminée (CDD) : un Bordereau Individuel d’Accès à la Formation (BIAF) doit être remis au salarié à la fin de son contrat.
- Salarié étranger : vous devez vérifier l’autorisation de travail de l’employé, à l’exception des ressortissants de l’espace économique européen ou de la Suisse. Vous devez également adresser une demande de vérification à la préfecture du département du lieu d’embauche.
Les aides à l’embauche
Plusieurs dispositifs existent pour vous aider lors de vos recrutements.
- Aide à l’insertion professionnelle,
- Aide à l’accueil, à l’intégration et à l’évolution professionnelle des personnes handicapées – Agefiph,
- Contrat Unique d’Insertion : il facilite l’embauche des personnes qui rencontrent des difficultés à trouver un emploi,
- Contrat pour la mixité des emplois et l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes,
- Aide unique aux employeurs d’apprentis,
- Contrat adultes-relais : il concerne les personnes sans emploi pour assurer des missions de médiation sociale et culturelle,
- Période de mise en situation en milieu professionnel : cela permet à une personne de découvrir un métier ou un secteur d’activité.
Vous pouvez retrouver plus de d’informations sur ces aides sur des plateformes comme Pôle Emploi ou Service Public.
L’accueil du candidat
Lorsque l’on recrute un salarié, il est important de soigner son arrivée. Vous pouvez par exemple organiser un petit pot d’accueil le matin avec les collaborateurs puis l’inviter à déjeuner le midi. Il est également important d’avoir préparé son arrivée sur le plan logistique : informatique, bureau, fournitures… et de lui donner un kit de bienvenue qui reprendrait éventuellement vos valeurs, les procédures de l’entreprise…
Par retour d’expérience, nous vous recommandons d’attribuer à la personne un parrain ou une marraine. Ceci permet une meilleure intégration et de la fluidité dans la prise de poste.
Notre équipe du pôle paie et social peut vous accompagner dans ces formalités.