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eDocPerso / Desk RH – Dématérialisation RH

 >  Comment dématérialiser les bulletins de paie de ses salariés ?

Etape 1 / eDocPerso – Un coffre-fort numérique pour vos salariés

1-1 C’est quoi eDoc Perso ?

1-2 Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

  • Un coffre-fort numérique est un espace sécurisé sur internet qui met à votre disposition des fonctions :
    • D’horodatage,
    • De scellement
    • De traçabilité avec empreintes d’intégrité
    • De cryptage des coffres-forts
  • Il respecte la chaîne de valeur probatoire et assure, ainsi, l’intégrité du cycle de vie des documents.
  • Vos salariés peuvent y classer, organiser et archiver tous leurs documents administratifs (factures, comptabilité, déclarations, contrats, statuts, etc.).

1-3 Quelles sont les garanties ?

  • Le coffre-fort numérique garantit :
    • Une organisation administrative structurée,
    • Un espace ultra-sécurisé qui protège tous les documents importants,
    • Un accès facile et rapide à vie à tous les documents importants, où que vous soyez.
  • Le coffre-fort numérique permet de bénéficier de :
    • + de sécurité,
    • + de temps
    • Meilleure organisation : on retrouve ses documents importants rapidement.

Pour plus d’efficacité !

  • Données hébergées en France (ISO27001 / CSA / AICPA – SOC)
  • Domicile numérique disponible à vie
  • Documents RH et personnels centralisés et sécurisés +1000 collecteurs
  • Archivage 50 ans des bulletins de paies à valeur probatoire
  • 10 Go de stockage gratuit
  • Conformité normative NF-42-020 – Certificat NF203 CCFN
  • Certification Afnor NF 203 CCFN Traçabilité grâce aux journaux de séquestre
  • Respect de la chaîne de valeur probatoire pour assurer l’intégrité du cycle de vie des documents
  • Raccordé aux portails de l’Etat
  • Conformité normative NF-42-025
  • Conformité CFN Loi République Numérique : CFN eDocSafe

1-4 Pour télécharger l’application :

Etape 2 / DESK RH – La solution pour dématérialiser vos documents RH

2-1 C’est quoi Desk RH ?

Distribution des documents RH

  • Distribution aux salariés des bulletins de paie (ou autre) au format électronique via un coffre-fort numérique.
  • Dès que le bulletin de paie (ou autre) est versé dans le coffre-fort numérique du salarié il devient un original au même titre que l’exemplaire papier.

2-2 Les 6 bénéfices de la dématérialisation RH pour les dirigeants et personnels admiratifs

  1. Gain de temps
  2. Réduction des coûts
  3. Démarche environnementale (0 papier)
  4. Sécurisation des échanges
  5. Démarche collaborative B to B to C
  6. Archivage des preuve & conformité réglementaire

2-3 Découvrez le back office de la solution :

Etape 3 / Que dit la règlementation ?

Depuis le 1er janvier 2017 avec la loi El Khomri, l’employeur peut opter pour la dématérialisation générale des bulletins de salaires sauf si le salarié s’y oppose. C’est donc au salarié d’avertir son entreprise s’il souhaite recevoir la version papier.

3-1 La réforme El Khomeri

  • La loi du travail de 2016 a modifié le régime applicable à l’édition des bulletins de paie électronique.
  • En effet, depuis le 1er janvier 2017*, l’employeur peut opter pour l’envoi des fiches de paye sous forme dématérialisée dès lors que le salarié ne s’y oppose pas*.
  • Une fois cette décision prise, l’employeur doit informer le salarié de son droit d’opposition.
  • Dans Desk RH, cette loi s’applique, par défaut, et simplifie le processus lié à l’édition des bulletins électroniques.
  • Tous les bulletins de paie sont dématérialisés.
  • Si un salarié s’oppose à la dématérialisation, DESK RH sait le gérer. Il suffit de mentionner dans la fiche du salarié qu’il ne souhaite pas la dématérialisation

* Article D3243-7 du code du travail :

« Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d’un bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié notifie son opposition à l’employeur par tout moyen lui conférant une date certaine. La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification. »

3-2 LE REGLEMENET GENERAL SUR LA PROTECTION DES DONNEES – RGPD

La solution eDocPerso est autonome et est propriétaire (pas de sous-traitants).

Règlement Européen sur la protection des données.

Le nouveau règlement européen sur la protection des données personnels paru au journal officiel de l’Union Européenne entrera en application le 25 mai 2018. L’adoption de ce texte doit permettre à l’Europe de s’adapter aux nouvelles réalités du numérique.

Le coffre eDoc est la propriété « juridique » de son titulaire :

  • Lui seul a le droit de consultation et d’habilitation des tiers.
  • eDoc n’utilise les données fournies par le déposant qu pour le classement de l’objet à archiver. Il n’accède au contenu de l’objet pendant la phase de dépôt et n’a aucun accès à l’objet archivé.

Les déposants (titulaire du coffre et autres tiers) fournissent :

  • L’objet à archiver.
  • Les informations propres au classement.
  • eDoc n’utilise ces informations que pour le traitement lié au classement.

eDocGroup formalise toutes les procédures dans le cadre des certifications qu’il prépare :

  • NF203CCFN > Obtenue / NF461 en préparation.

Etape 4 / FOIRE AUX QUESTIONS – Côte salarie et employeurs

4-1 Qui est eDocGroup ?

Société française créée en 2009, eDocGroup propose des solutions de dématérialisation. Les équipes d’eDocGroup développent leur propre coffre-fort numérique certifié, permettant d’assurer la conservation des documents dans des systèmes d’archivage à vocation probatoire.

4-2 eDocPerso : qu’est ce que c’est ?

eDocPerso est la solution de coffre-fort numérique personnel destiné aux salariés des entreprises clientes d’eDocGroup. Véritable domicile numérique, ce coffre-fort vous accompagne tout au long de votre parcours professionnel.

4-3 A quoi sert eDocPerso ?

Le coffre-fort numérique eDocPerso offre un espace d’archivage sécurisé permettant de centraliser vos documents et de garantir, à vie, leur vocation probatoire.

4-4 Comment accéder à eDocPerso ?

eDocPerso est accessible via n’importe quel navigateur internet à l’adresse edocperso.fr

L’application mobile eDocPerso est disponible en téléchargement gratuit sur iOs et Andoid.

4-5 Quel est le volume de stockage dont je dispose pour mes documents personnels ?

10 Go d’espace de stockage sont disponibles gratuitement dans votre coffre-fort numérique eDocPerso pour vos documents personnels.

Les bulletins de paie et les documents déposés par votre employeur ne comptent dans ses 10 Go.

4-6 Quel est l’intérêt d’un coffre-fort numérique par rapport à un autre espace de stockage en ligne ?

L’activation de votre eDocPerso vous permet de centraliser vos factures et tous vos documents dans un espace unique, sécurisé et avec récupération et classement automatisé. Vos documents sont archivés dans le respect de la réglementation.

4-7 Quels documents puis-je archiver dans mon coffre-fort numérique ?

Votre employeur vous transmets vos bulletins de paie, contrat de travail, directement dans votre coffre-fort eDocPerso. Et, grâce aux collecteurs, vous pouvez également centraliser vos documents personnels : factures (gaz, téléphonie…), avis d’imposition, attestation d’assurance, etc. Vous pouvez également importer et archiver vos pièces d’identité pour pouvoir y accéder à tout moment.

4-8 Comment archiver mes documents personnels sur eDocPerso ?

Les collecteurs eDocPerso récupérent automatiquement vos documents. Il vous suffit de renseigner les identifiants et mots de passe correspondants aux sites fournisseurs. La récupération de vos documents sera immédiate.

eDocGroup n’a aucun accès à vos codes d’accès entrés sur la plateforme.

4-9 Comment suis-je informé lorsque je reçois un document dans mon eDocPerso ?

Une notification email vous informe de l’arrivée d’un nouveau document dans votre coffre-fort.

4-10 Pourquoi renseigner une adresse email personnelle ?

En cas de changement d’employeur ou de départ à la retraite, il est important de garder ses identifiants pour pouvoir continuer à utiliser votre coffre-fort numérique personnel.

4-11 Suis-je obligé d’activer mon coffre-fort personnel ?

Non, ce n’est pas une obligation. Il vous suffit de stipuler votre refus par écrit via une lettre de renoncement datée et signée, à votre employeur.

4-12 Comment activer mon coffre-fort numérique eDocPerso ?

Votre employeur vous informe de la procédure d’activation soit par courrier, soit par email.

Vous pouvez trouver la procédure d’activation en ligne edocperso.fr/procedure

Si vous disposez déjà d’un coffre-fort numérique eDocPerso, veuillez en informer votre employeur.

4-13 Comment recevoir mes bulletins de paie en version numérique ?

En activant votre eDocPerso vous permettez à votre employeur de vous transmettre votre bulletin de paie au format numérique. Ainsi vous retrouverez chaque mois votre bulletin de paie dans le dossier «employeur» de votre eDocPerso.

4-14 A quelle date vais-je recevoir mes bulletins de paie numériques ?

Votre employeur vous enverra votre bulletin de paie numérique à la date habituelle.

4-15 Comment partager un document avec une personne qui n’a pas d’eDocPerso ?

Une possibilité de partage limitée dans le temps (de 1 à 60 jours) existe dans les coffres personnels, à la demande du titulaire du coffre. En quelques clics, vous pouvez partager un ou plusieurs documents avec votre interlocuteur.

4-16 Que se passe-t-il si je quitte la société ?

En cas de changement d’emploi ou de départ à la retraite, vous pourrez toujours utiliser gratuitement votre eDocPerso.

4-17 Si je scanne mes anciens bulletins de paie et que je les archive dans eDocPerso, puis-je

jeter les bulletins papier ? Il n’est pas possible d’obtenir la vocation probatoire du bulletin de paie numérique en scannant des documents qui n’ont pas été conçus pour être dématérialisés. Il ne faut pas jeter vos bulletins de paie papier précédents : ce sont des originaux à conserver.

4-18 Combien de temps sont archivés les documents dans eDocPerso ?

L’archivage des documents au sein de votre coffrefort numérique est garanti à vie.

4-19 En cas de décès du titulaire d’un coffre eDocPerso comment ses ayants-droits accèdent-ils aux documents archivés ?

En cas de décès, eDocGroup bloque l’accès au coffre-fort et respecte les directives du notaire en charge de la succession.

4-20 La société eDocGroup peut-elle accéder aux documents stockés dans mon coffre ?

Non, vos documents sont strictement confidentiels. Ni eDocGroup ni votre employeur n’ont accès à vos documents archivés.

4-21 Et mon employeur ?

Votre coffre-fort est personnel, vous êtes le seul à avoir accès aux documents mis à l’intérieur de cette espace d’archivage sécurisé. Votre employeur peut simplement déposer vos bulletins de salaire dans votre coffre fort, c’est une action à sens unique : il ne peut ni voir ni reprendre un document mis dans votre espace.

4-22 Y a-t-il des risques de perte, vol ou violation des données dans eDocPerso ?

Il n’y a pas de risque de vol ou de perte car vos documents sont sécurisés par un coffre-fort numérique certifié NF203CCFN.

4-23 Où sont hébergées les données ?

Physiquement, les données sont hébergées au sein de datacenters sécurisés et répliqués sur plusieurs sites. Les datacenters utilisés par eDoc-Group sont situés en Normandie et en région parisienne.

4-24 Si je ne suis pas satisfait du coffre-fort numérique, puis-je y renoncer ?

Vous devez indiquer à votre employeur par un écrit daté et signé, que vous souhaitez conserver la transmission des documents par papier.

4-25 Est-ce que je peux changer d’avis sur l’adhésion au bulletin de paie numérique ?

Oui, à tout moment, vous pouvez activer votre offre-fort numérique avec l’email d’activation reçu. Le mois suivant, vous recevrez votre bulletin de paie numérique dans votre coffre-fort personnel.

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