Au quotidien, vous êtes amené à engager des frais pour le bon déroulement de votre activité : restaurants, hébergement, déplacements … Vous et vos salariés devez justifier des frais directement liés à l’intérêt de l’entreprise.
1- Les frais de nourriture
Pour que ces frais soient pris en compte, ils doivent être justifiés par une note de restaurant. Celle-ci doit préciser la date, le montant, le motif et le cas échéant le nom des personnes invitées.
2- Les frais d’hébergement
Ils sont remboursables par l’entreprise que si l’éloignement entre le lieu et le domicile est d’au moins 50 kilomètres ou si le déplacement en transports en commun est supérieur à 1h30. Une facture est indispensable à la prise en charge des frais d’hébergement.
3- Les frais kilométriques
L’administration fiscale définit chaque année un barème de remboursement des frais kilométriques. Sont compris dans les notes de frais à la fois le carburant, l’usure, l’entretien, l’assurance du véhicule. Pour que la note de frais soit valable, elle doit comprendre :
- Le motif du déplacement
- Le lieu de la mission
- Le kilométrage effectué
- La puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée grâce à la carte grise et limitée à 7CV)
Les notes liées aux frais kilométriques ne comprennent pas le trajet entre le domicile et le lieu de travail.
4- Les autres frais
D’autres frais directement liés à l’activité peuvent être remboursés par l’entreprise sur présentation de justificatifs. Il peut s’agir du parking, de l’achat de documentations, de frais de taxi …
Vous savez maintenant comment fonctionnent les notes de frais. Malgré tout, la gestion des notes de frais peut s’avérer lourde au quotidien. Afin de vous décharger de ce poids, Fidaquitaine propose à ses clients des solutions :
Vous gagnerez ainsi du temps et pourrez faire le point plus facilement sur les frais que vous engagez !
Sources :
http://droit-finances.commentcamarche.net/faq/3358-note-de-frais
http://www.lecoindesentrepreneurs.fr/gestion-des-notes-de-frais/