La facturation électronique ne change pas les règles de déductibilité des frais de restauration. En revanche, elle renforce l’importance d’un réflexe simple pour les salariés qui engagent des dépenses professionnelles : demander une facture au nom de l’entreprise dès le paiement.
L’administration fiscale vient en effet de préciser les conséquences de la réforme pour les repas pris dans le cadre professionnel.
Si le collaborateur règle son repas sans demander de facture au nom de l’entreprise, le restaurateur peut simplement lui remettre un ticket de caisse. La dépense pourra toujours être remboursée par l’entreprise sur présentation de la note de frais, mais la récupération de la TVA peut être remise en cause, sous réserve notamment des tolérances applicables aux notes de restaurant inférieures à 150 € HT.
À l’inverse, lorsque le collaborateur demande une facture libellée au nom de l’entreprise, le restaurateur doit établir une facture électronique. L’entreprise dispose alors d’une facture permettant de comptabiliser la dépense et d’exercer son droit à déduction de la TVA dans les conditions habituelles.
Et si la facture est demandée après le paiement ?
Il est toujours possible de demander une facture au restaurateur a posteriori.
Dans ce cas, une mention spécifique, « TVA déjà collectée », devra figurer sur la facture électronique. La TVA ayant déjà été déclarée par le restaurateur dans le cadre du e-reporting réalisé lors de la transaction, cette mention permet d’éviter une double prise en compte.
Un nouveau réflexe à transmettre aux équipes
Pour les entreprises, l’enjeu est donc surtout organisationnel.
Les collaborateurs qui avancent des frais de restauration doivent être sensibilisés à demander une facture au nom de l’entreprise au moment du paiement et à communiquer, si nécessaire, son SIREN ou son SIRET au restaurateur.
Un réflexe simple qui permet de faciliter le traitement des notes de frais et surtout de sécuriser la récupération de la TVA dans le cadre de la facturation électronique.
